Sau một thời gian sưu tầm và số hóa, nhiều gia đình rơi vào tình trạng có rất nhiều tệp ảnh, tệp tài liệu nhưng không ai tìm lại được khi cần: tệp trùng tên, tên đặt tùy hứng, mỗi người lưu một kiểu. Một quy ước đặt tên và sắp xếp thống nhất sẽ biến đống tệp rời rạc ấy thành một kho tư liệu tra cứu được trong vài phút. Bài viết này hướng dẫn cách tạo mã tư liệu, đặt tên tệp, tổ chức thư mục, lập bảng danh mục và sao lưu, theo cách đơn giản để nhiều thành viên cùng làm được.
Vì sao cần quy ước chung ngay từ đầu?
Tên tệp mặc định do điện thoại hay máy quét tạo ra, kiểu “IMG_2026…” hoặc “scan001”, không nói lên tệp đó là tư liệu gì, của ai, năm nào. Khi số lượng còn ít, người ta còn nhớ được bằng trí nhớ; nhưng khi kho tư liệu lớn dần, hoặc người lưu giữ chuyển giao cho người khác, trí nhớ ấy không còn. Quy ước đặt tên tốt giúp bất kỳ thành viên nào, kể cả người mới tiếp quản, cũng hiểu được cấu trúc kho và tìm đúng tệp mà không cần hỏi lại người đi trước.
Nguyên tắc chung là: tên tệp phải tự giải thích được phần lớn nội dung, dùng một định dạng duy nhất cho toàn bộ kho, và luôn gắn với một mã tư liệu không thay đổi.
Tạo mã tư liệu: chiếc “số căn cước” của mỗi tư liệu
Mỗi tư liệu nên có một mã riêng, không trùng lặp và không đổi theo thời gian, gồm tiền tố loại tư liệu và số thứ tự, ví dụ:
- GP-001, GP-002… cho gia phả và các bản chép phả.
- AH-001, AH-002… cho ảnh gia đình.
- GT-001, GT-002… cho giấy tờ, thư từ, văn bản khác.
- PV-001, PV-002… cho bản ghi âm, phiếu ghi chép các buổi trò chuyện với người cao tuổi.
Mã này được ghi đồng thời ở ba nơi: trên phong bì hoặc hộp đựng bản gốc giấy, trong tên tệp số, và trong bảng danh mục. Nhờ vậy, dù nhìn thấy tư liệu ở dạng nào, người tra cứu cũng lần ra được hai dạng còn lại.
Cách đặt tên tệp dễ đọc, dễ sắp xếp
Một cấu trúc tên tệp gợi ý như sau: mã tư liệu – loại tư liệu – năm – mô tả ngắn – số trang (nếu có). Ví dụ: “GP-001_gia-pha-ban-chup_1998_trang-003” (tên và tình huống trong ví dụ này là minh họa). Khi đặt tên, nên tuân thủ các điểm sau:
- Dùng chữ thường, không dấu, nối các từ bằng dấu gạch dưới hoặc gạch nối, tránh ký tự đặc biệt, để tệp mở được ổn định trên mọi thiết bị và dịch vụ lưu trữ.
- Viết năm ở dạng bốn chữ số; nếu chưa rõ năm, ghi “chua-ro” thay vì đoán một năm cụ thể.
- Đánh số trang bằng ba chữ số (001, 002, …) để máy tính sắp xếp đúng thứ tự.
- Mô tả ngắn gọn, chỉ vài từ khóa chính, không viết cả câu dài trong tên tệp; phần giải thích chi tiết thuộc về bảng danh mục.
- Không dùng các tên mơ hồ như “anh dep”, “tai lieu quan trong 1”, “ban moi nhat”, vì những tên này sẽ vô nghĩa sau vài năm.
Tổ chức thư mục theo nhóm lớn
Kho tư liệu nên có ít thư mục cấp một, đặt tên rõ ràng và đánh số thứ tự để luôn hiển thị đúng trật tự, ví dụ:
- 01_Gia-pha
- 02_Anh-gia-dinh
- 03_Giay-to-thu-tu
- 04_Ghi-am-ghi-chep
- 05_Bang-danh-muc-va-huong-dan
Bên trong mỗi thư mục lớn, có thể chia nhỏ theo mã tư liệu hoặc theo giai đoạn thời gian nếu số lượng nhiều. Tránh tạo quá nhiều tầng thư mục lồng nhau, vì đường dẫn dài dễ gây lỗi khi sao chép và khó nhớ. Toàn bộ cấu trúc thư mục nên được mô tả lại trong một tệp “Huong-dan-kho-tu-lieu” đặt ở thư mục gốc và trong thư mục 05, để người mới mở kho là hiểu ngay cách sắp xếp.
Lập bảng danh mục: mục lục của cả kho
Bảng danh mục là tệp quan trọng nhất của kho tư liệu, có thể làm bằng bảng tính đơn giản, với mỗi tư liệu là một dòng và các cột gợi ý sau:
- Mã tư liệu; tên hoặc tiêu đề tư liệu.
- Loại tư liệu (gia phả, ảnh, giấy tờ, ghi âm…).
- Thời gian của tư liệu: năm hoặc khoảng năm, ghi rõ nếu là ước đoán.
- Người, địa điểm liên quan (nếu có).
- Bản gốc giấy đang do ai giữ, để ở đâu.
- Tệp số: tên tệp, nơi lưu (thư mục nào, thiết bị nào, tài khoản đám mây nào).
- Người nhập liệu, ngày cập nhật gần nhất.
- Ghi chú: tình trạng tư liệu, thông tin chưa rõ cần tìm tiếp.
Khi cần tìm một tư liệu, chỉ việc tra mã hoặc lọc theo loại trong bảng danh mục là biết ngay bản gốc ở đâu, bản số ở đâu, mà không phải mở từng thư mục để đoán.
Sao lưu và kiểm tra định kỳ
Kho tư liệu số cần ít nhất hai bản sao ở hai nơi khác nhau, ví dụ một bản trên máy tính gia đình và một bản trên ổ cứng gắn ngoài cất ở nhà người thân, hoặc trên dịch vụ lưu trữ đám mây. Sau mỗi đợt bổ sung tư liệu, cần đồng bộ các bản sao và cập nhật bảng danh mục ở mọi nơi lưu. Vài tháng một lần, nên kiểm tra nhanh: mở thử một số tệp ở mỗi bản sao, đối chiếu số lượng tệp giữa các bản, và ghi lại ngày kiểm tra. Việc kiểm tra định kỳ giúp phát hiện sớm trường hợp ổ cứng hỏng hoặc tài khoản đám mây không còn truy cập được, khi vẫn còn bản sao khác để khôi phục.
Việc có thể làm ngay
Ngay hôm nay, gia đình có thể thống nhất trong 30 phút ba việc: chọn bộ tiền tố mã tư liệu, chọn mẫu tên tệp và lập bảng danh mục trống theo các cột gợi ý trên. Sau đó áp dụng ngay cho mười tư liệu quan trọng nhất đang có. Khi quy ước đã vận hành trơn tru với mười tư liệu đầu tiên, việc mở rộng cho toàn bộ kho sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều.
